Für Maklerbüros mit TeamKI für Maklerbüros.Ein Standard statt fünf Postfächer.
Im Team geht Zeit selten beim Schreiben verloren, sondern zwischen den Köpfen: Wer antwortet? Wer hat den Termin? Wo steht die Antwort von letzter Woche? Wir bauen Ihrem Büro ein System, in dem jede Anfrage einen Zuständigen hat und jede Antwort aus derselben Objektakte kommt.
- Klare Zuständigkeit je Anfrage
- Eine Objektakte für das ganze Team
- Ihre vorhandene Software bleibt
Der Alltag im Team
Mehr Köpfe, mehr Reibung. Jede Anfrage dreimal angefasst.
Ein Team schafft mehr als einer allein. Aber nur, wenn klar ist, wer was übernimmt. Sonst entsteht Arbeit, die es im Ein-Personen-Büro gar nicht gibt.
- MontagWer nimmt die Anfragen vom Wochenende?Das gemeinsame Postfach ist voll, und jeder hofft, dass ein anderer anfängt. Manche Anfrage bekommt zwei Antworten, manche keine.
- UrlaubDie Vertretung fängt bei null anWas dem Interessenten schon gesagt wurde, steht im Postfach der Kollegin. Die Vertretung fragt ihn noch einmal dasselbe.
- TäglichFünf Kollegen, fünf TonlagenJeder hat eigene Textbausteine. Für Interessenten klingt Ihr Büro jeden Tag ein bisschen anders.
- Schon wiederDieselbe Frage nach dem HausgeldDie Antwort liegt irgendwo im Team. Jeder schlägt sie neu nach, statt dass sie einmal festgehalten wird.
So läuft es im Team
Eine Anfrage, ein Zuständiger. Und alle sehen den Stand.
Ein Vorgang in einem Büro mit mehreren Maklern, als Beispiel. Das System verteilt und bereitet vor. Ihr Team entscheidet.
- 01Samstag, 19:05 · System
Eingeordnet und verteilt
Die Anfrage hängt am richtigen Objekt und landet bei der Kollegin, die es betreut. Die Antwort liegt als Entwurf bereit.
- Montag, 08:30 · Ihre KolleginMensch entscheidet
Freigabe beim Zuständigen
Sie liest den Entwurf, ändert einen Satz und gibt frei. Alle anderen sehen: erledigt.
- 03Montag, 08:31 · System
Termin aus dem richtigen Kalender
Vorgeschlagen werden nur Zeiten, in denen die Zuständige frei ist. Nach der Zusage: Eintrag, Bestätigung, Info an den Eigentümer.
- 04Mittwoch · System
Die Vertretung übernimmt nahtlos
Die Kollegin fällt aus. Der Vorgang geht mit dem ganzen Verlauf an die Vertretung, die nichts nachfragen muss.
- Freitag · BüroleitungMensch entscheidet
Zahlen für das ganze Büro
Wie viele Anfragen, wie viele Termine, wo hängt etwas? Die Büroleitung sieht den Stand, ohne herumzufragen.
Im Team zählt nicht, wie schnell einer schreibt, sondern dass keine Anfrage zwischen zwei Schreibtischen liegen bleibt.
Was es übernimmt
Ein Büro, ein Standard. Egal, wer gerade antwortet.
Wir bauen das System für die Abläufe Ihres Büros, nicht für ein Durchschnittsbüro. Ihre vorhandene Software bleibt und bekommt zugearbeitet.
Klare Zuständigkeit je Anfrage
Jede Anfrage landet bei dem, der das Objekt betreut. Doppelte Antworten und vergessene Anfragen fallen weg.
Eine Objektakte für das ganze Team
Wird eine Lücke einmal beantwortet, etwa das Hausgeld, steht die Antwort für alle in der Akte. Die zehnte Frage danach beantwortet sich von selbst.
Ein Ton für das ganze Büro
Entwürfe in der Tonlage Ihres Büros statt fünf verschiedener Textbausteine. Was Ihr Team regelmäßig ändert, fließt ins Tonprofil ein.
Vertretung ohne Rückfragen
Bei Urlaub oder Krankheit geht der Vorgang mit dem ganzen Verlauf weiter. Der Interessent merkt keinen Wechsel.
Besichtigungen aus dem richtigen Kalender
Interessenten bekommen nur Zeiten, in denen der Zuständige frei ist. Bestätigung und Erinnerung laufen von allein.
Überblick für die Büroleitung
Anfragen, Termine und offene Vorgänge je Kollege und je Quelle. Sie sehen, wo etwas hängt, ohne nachzufragen.
1,8%
Auch das beste KI-Modell erfindet manchmal etwas.
In einer öffentlichen Messung erfand das beste geprüfte Modell beim Zusammenfassen von Dokumenten in 1,8 Prozent der Fälle etwas. Bei 120 Anfragen im Monat wären das rechnerisch zwei Antworten mit Angaben, die so nicht in Ihren Unterlagen stehen. Deshalb geht nichts ohne Freigabe raus, egal wer im Team gerade zuständig ist.
Vectara Hallucination Leaderboard, Stand 11. Mai 2026. Ausführlich im kostenlosen Leitfaden.
Was beim Team bleibt
Das System verteilt. Ihre Leute entscheiden.
Übertragbar ist, was sich wiederholt und auf Fakten beruht. Beim Menschen bleibt, was Erfahrung und Verantwortung verlangt.
Die Freigabe
Jeder Entwurf geht über den Tisch des Zuständigen. Erst wenn Ihr Team über Wochen unverändert sendet, übernimmt das System einfache Routinefälle.
Das Eigentümergespräch
Ob jemand Ihrem Büro sein Objekt anvertraut, entscheidet sich im persönlichen Gespräch. Dafür hat Ihr Team wieder Zeit.
Heikle Fälle
Preisverhandlung, Mängel, Streit in der Erbengemeinschaft: Solche Vorgänge landen immer beim Menschen, nie in einer automatischen Antwort.
Häufige Fragen
Was Maklerbüros fragen.
Wie wird festgelegt, wer welche Anfrage bekommt?
Nach den Regeln, die in Ihrem Büro heute schon gelten: nach Objekt, nach Gebiet oder nach Objektart. Wir bilden sie im System ab, statt Ihnen neue aufzuzwingen.
Müssen alle im Team eingewiesen werden?
Ja, kurz. Seit dem 2. Februar 2025 verlangt die KI-Verordnung, dass jeder, der mit so einem System arbeitet, versteht, was es tut und wo seine Grenzen liegen. Eine Einweisung von etwa einer Stunde reicht. Wie sie aussehen kann, steht im kostenlosen Leitfaden.
Was passiert, wenn ein Kollege das Büro verlässt?
Das Wissen bleibt im Büro. Verläufe und Antworten hängen am Vorgang und in der Objektakte, nicht im persönlichen Postfach.
Wir arbeiten schon mit einer Maklersoftware. Passt das?
Ja. Ihre vorhandene Software bleibt. Das System arbeitet ihr zu, statt sie zu ersetzen.
Lohnt sich das auch für ein kleines Team mit zwei, drei Leuten?
Oft gerade dort, weil es noch keine Backoffice-Kraft gibt, aber schon Abstimmung. Ob es sich rechnet, zeigt die 10-Minuten-Prüfung aus dem Leitfaden. Im Erstgespräch gehen wir sie mit Ihnen durch.
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Mehr dazu. Oder passt eher etwas anderes?
Erstgespräch
Erzählen Sie uns, wo es bei Ihnen hakt.
Im Erstgespräch gehen wir die Abläufe in Ihrem Büro durch und zeigen, welche Kette sich für Ihr Team zuerst lohnt. Kostenfrei und ohne Verkaufsdruck.
- 1Gespräch45 Minuten, in denen wir Ihre Abläufe durchgehen
- 2AnalyseWir benennen die drei größten Zeitfresser konkret
- 3VorschlagSie bekommen einen Plan, auch wenn Sie ihn selbst umsetzen