Für Hausverwaltungen und BestandshalterKI für Hausverwaltungen.Die Arbeit liegt am Objekt.
In der Verwaltung entsteht die meiste Arbeit nicht im Postfach, sondern vor Ort: Kontrollgänge, Übergaben, Schäden, Schlüssel. Wir bauen ein System, in dem das, was draußen passiert, sofort in der Objektakte steht. Ohne Abtippen am Abend.
- Kontrollgänge mit Nachweis
- Erfasst wird auch ohne Empfang
- Eigentümer sehen den Stand, ohne zu fragen
Wo die Kette heute reißt
Zwischen Objekt und Akte liegt ein Bruch.
Was vor Ort festgestellt wird, muss heute jemand von Hand ins Büro tragen. Genau dort geht Information verloren, und mit ihr die Aktualität Ihrer Objektakte.
- KontrollgangZettel statt NachweisFenster, Heizung, Briefkasten, Zählerstände: notiert auf einem Zettel oder im Handy. Zurück im Büro wird abgetippt, oder eben nicht.
- ÜbergabeDas Protokoll entsteht am AbendZählerstände abschreiben, Schlüssel zählen, Mängel notieren, Fotos machen. Das Protokoll entsteht später am Rechner, aus Zetteln und Bildern.
- SchadenRückfragen statt ReparaturEin Schaden wird gemeldet. Bis Ort, Fotos und Zuständigkeit geklärt sind, vergehen Telefonate und Tage.
- SchlüsselWer hat welchen Schlüssel?Die Frage stellt sich immer dann, wenn es eilt. Die Antwort steht in einem Buch, auf einer Liste oder in niemandes Kopf.
So läuft es am Objekt
Erfasst vor Ort. Fertig im Büro.
Ein Kontrollgang als Beispiel, vom Rundgang bis zum Bericht an den Eigentümer.
- 10:30 · Ihr Mitarbeiter vor OrtMensch entscheidet
Am Haus die richtige Liste vor sich
Kein Suchen in der Objektliste, kein falsches Haus. Wer vor dem Objekt steht, hat den richtigen Vorgang vor sich.
- 0210:35 · System
Fotos und Zählerstände direkt in die Akte
Was erfasst wird, steht sofort in der Objektakte. Im Keller ohne Empfang wird trotzdem erfasst und übertragen, sobald wieder Netz da ist.
- 0310:40 · System
Aus einer Auffälligkeit wird ein Vorgang
Der feuchte Fleck im Keller ist nicht nur notiert, sondern ein offener Vorgang mit Fotos, Ort und Zuständigkeit.
- 0410:45 · System
Der Nachweis entsteht von allein
Dass jemand am Objekt war und was er vorgefunden hat, ist belegt. Niemand muss es zusammenschreiben.
- Nachmittags · SieMensch entscheidet
Kurzer Blick, dann geht der Bericht raus
Der Bericht an den Eigentümer liegt fertig vor. Sie prüfen, ergänzen bei Bedarf einen Satz und geben frei.
Das Protokoll ist fertig, wenn Ihr Mitarbeiter das Haus verlässt. Nicht am Abend, nicht am nächsten Tag.
Was es übernimmt
Vom Kontrollgang bis zur Übergabe. In einer Akte.
Gebaut für Verwaltungen, die viele Objekte regelmäßig kontrollieren, übergeben oder betreuen. Im Büro und draußen dieselbe Objektakte.
Kontrollgänge mit Nachweis
Eine kurze Liste mit Fotos wird von allein zum Nachweis für den Eigentümer.
Übergaben Raum für Raum
Zählerstände, Mängel, Fotos und Schlüssel direkt erfasst. Das Protokoll ist fertig, bevor Ihr Mitarbeiter im Auto sitzt.
Schadenmeldung ohne Rückfragen
Ort, Fotos und Beschreibung landen vollständig am Objekt. Der Vorgang hat sofort einen Zuständigen.
Schlüssel nachvollziehbar
Wer hat welchen Schlüssel, seit wann? Die Frage beantwortet sich selbst.
Eigentümer sehen den Stand
Berichte zu Kontrollgängen und Vorgängen gehen nach Ihrer Freigabe an den Eigentümer. Weniger Anrufe, mehr Vertrauen.
Eine Akte über alle Phasen
Dieselbe Objektakte trägt durch Vermarktung, Übergabe und Verwaltung. Beim Eigentümerwechsel ändert sich nur, wer was sehen darf.
Was beim Menschen bleibt
Erfassen ist übertragbar. Beurteilen nicht.
Auch die beste Unterstützung vor Ort nimmt niemandem die Entscheidung ab. Sie nimmt ihm das Suchen und das Abtippen ab.
Ob ein Riss schlimm ist
Das System hält fest, was jemand sieht. Ob daraus ein Auftrag an den Handwerker wird, entscheidet ein Mensch mit Erfahrung.
Was dem Eigentümer zu sagen ist
Der Bericht ist fertig vorbereitet. Was in einer heiklen Lage dazugehört, ergänzen Sie.
Der Betriebsrat, wenn es einen gibt
Ein System, das festhält, wer wann an welchem Objekt war, ist mitbestimmungspflichtig. Das gehört an den Anfang, nicht ans Ende.
Häufige Fragen
Was Hausverwaltungen fragen.
Funktioniert das auch im Keller ohne Empfang?
Ja. Erfasst wird trotzdem. Übertragen wird, sobald wieder Verbindung besteht.
Ist der Teil am Objekt schon fertig?
Diesen Teil bauen wir gerade, gemeinsam mit ersten Betrieben. Der Pilot bleibt bewusst klein: ein Unternehmen, eine Handvoll Objekte. Wenn Sie viele Objekte betreuen und das im eigenen Alltag testen wollen, melden Sie sich.
Was müssen wir beachten, wenn wir einen Betriebsrat haben?
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat mit, wenn eine technische Einrichtung geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Ein System, das festhält, wer wann an welchem Objekt war, ist dazu geeignet. Klären Sie das am Anfang.
Müssen unsere Mitarbeiter viel Neues lernen?
Wenig. Vor Ort arbeitet man mit einer kurzen Liste und der Kamera. Wichtig ist, dass alle wissen, was erfasst wird und wozu. Sonst wird ein Nachweis schnell als heimliche Kontrolle empfunden.
Bleibt unsere Verwaltungssoftware?
Ja. Das System arbeitet der Software zu, die Sie heute nutzen, statt sie zu ersetzen.
Erstgespräch
Erzählen Sie uns, wo es bei Ihnen hakt.
Im Erstgespräch gehen wir durch, was bei Ihnen vor Ort passiert, und zeigen, wo der Bruch zwischen Objekt und Akte am meisten kostet. Kostenfrei und ohne Verkaufsdruck.
- 1Gespräch45 Minuten, in denen wir Ihre Abläufe durchgehen
- 2AnalyseWir benennen die drei größten Zeitfresser konkret
- 3VorschlagSie bekommen einen Plan, auch wenn Sie ihn selbst umsetzen